Os bancos de dados do OBIS armazenam informações sobre os locais onde as diferentes espécies foram encontradas. O ato de encontrar uma espécie em um local é chamado de uma "coleta" ou “observação” no esquema de documentação. O termo “observado” é utilizado de forma muito ampla, e inclui os casos onde as espécies foram literalmente vistas durante uma busca visual. Por outro lado, o termo “coletado” é aplicado no caso de materiais obtidos em uma amostra de qualquer tipo (pesquisas, dados de captura de pesca, etc), onde um espécime depositado em museu indica o local de onde ele veio, etc..
